Alcuni consigli sul preventivo di un’evento

Quando si decide di organizzare un’evento, questo diventa un vero e proprio lavoro, dobbiamo pensare agli invitati, alle bomboniere, al menù, al banchetto e non per ultimo ai fornitori.
Ovviamente tutto questo deve rientrare in un determinato budget, infatti questo risulta essere il primo passo da fare, ovvero decidere il budget massimo da impiegare per organizzare il tutto.
Non fatevi prendere dall’euforia ma ponderate ogni singolo aspetto della cosa, la pianificazione risulta essere un tassello fondamentale per evitare che i costi lievitino in maniera incontrollata.

Dopo aver deciso il budget si passa agli eventuali preventivi ed al compilare una lista delle priorità.

Facendo in questo modo potrete organizzarvi decidendo dove spendere di più e dove meno, eccovi alcuni consigli utili.

Scegliete lo stile dell’evento

Fatevi una lista di tutte le idee che vi piacerebbe mettere in pratica, si tratta di un evento aziendale o privato? Che tipologia di location risulterebbe la più adatta? Quale stile volete adottare? Volete indirizzarvi verso un pranzo, una cena o un buffet?

Scrivetevi tutto senza tralasciare nulla.

Quanti saranno gli invitati?

Il numero degli invitati è un fattore fondamentale specialmente se avete deciso di indirizzarvi verso un banchetto.
Fate una lista dei parenti e degli amici o dei colleghi che parteciperanno al vostro evento e ricordate che il numero delle persone è direttamente collegato al menù, alle bomboniere ed alla location.

Dovrete anche pensare ad un’eventuale trasporto ed alloggio per tutti quegli invitati che verranno da lontano.

Ricerca dei fornitori

Quando avrete ben chiaro tutto potrete passare alla ricerca dei fornitori, potrete utilizzare il passa parola o cercare in internet in siti specializzati.
Li potrete valutare tutte le sfaccettature in base alla vostra scelta, matrimonio estivo o invernale? compleanno in famiglia o con amici? Pranzo o cena? Cena aziendale o coffee break? Catering o location con cucina?

Se non avete tempo da dedicare all’aspetto organizzativo potrete anche decidere di rivolgervi ad un event planner che vi seguirà passo passo in tutto.
Ricordatevi che l’obiettivo non è quello di risparmiare a tutti i costi ma quello di riuscire a rientrare nel budget senza rinunciare alla qualità.”

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